Privacy beleid

Inleiding

Dit is het privacy beleid van zwemvereniging AquAmigos, gevestigd te Heusden en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Eindhoven onder nummer 17181581. De vereniging AquAmigos is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB) onder depotnummer 13-096.

1 VISIE AQUAMIGOS

Het bestuur van AquAmigos vindt het belangrijk dat in deze tijd van digitalisering en gegevensuitwisseling persoonlijke gegevens verantwoord, transparant, selectief en veilig worden verzameld en bewaard. En dat vervolgens duidelijk is door wie, welke data, waarvoor, waar en hoelang worden beheerd.
Het bestuur ziet er op toe dat leden, trainers, lesgevers, begeleiders, commissieleden en wie er verder nog bij AquAmigos betrokken is, verantwoord omgaan met beschikbaar gestelde, digitale persoonlijke gegevens en beeldmateriaal.
Dit alles binnen de kaders van de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens, de AVG.

Mochten er naar aanleiding van dit privacy beleid bezwaren, vragen of opmerking zijn dan vernemen wij deze graag via het contactformulier.

2 VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Elke vereniging vraagt persoonsgegevens van haar leden. Deze zijn nodig om onderling zo goed mogelijk te kunnen communiceren en financiële verplichtingen te kunnen nakomen. De leden hebben ten alle tijd het recht zijn bewaarde gegevens in te zien.
Daarnaast leggen we beeldmateriaal vast in de vorm van foto’s en video’s. Ze ondersteunen zo onze herinneringen aan mooie, emotionele momenten, maar kunnen ook een hulpmiddel zijn om technisch en tactisch beter te presteren.

2.1 AquAmigos vraagt persoonsgegevens van je als:

• je je aanmeldt als lid om deel te nemen aan een van de aangeboden verenigingsactiviteiten;
• je je opgeeft als vrijwilliger voor het verrichten van vrijwilligerstaken;
• je je opgeeft als technisch kaderlid voor het verzorgen van trainingen en/of lessen.

2.2 De te verzamelen-gegevens

Wij verzamelen de volgende (persoons)gegevens die betrekking hebben op dat wat je bij AquAmigos gaat doen.

Vaste gegevens lid;

• naam (voor- en achternaam);
• straat huisnummer;
• postcode woonplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer(s);
• geboortedatum;
• geslacht;
• noodzakelijke (medische) bijzonderheden;
• wel of geen toestemming voor het gebruik van jouw beeldmateriaal op de officiële site, de facebook pagina en/of in de nieuwsbrief van AquAmigos.

Vaste betalingsgegevens;

• bankrekeningnummer;
• gegevens bankrekeninghouder;
• machtigingshandtekening voor automatische incasso.

Variabele gegevens;

• bij minderjarigen de NAWET-gegevens van de ouder(s)/verzorger(s)
• gegevens over je inzet als vrijwilliger;
• een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag);
• kopie paspoort bij bestuursfuncties. (Maak een veilig kopie van je paspoort met de ID-app van de overheid! Klik op de afbeelding.)

3 VERZAMELEN VAN BEELDMATERIAAL

Onder beeld materiaal verstaan we foto- en videomateriaal.

3.1 Wie verzamelen beeldmateriaal

Bij lessen, trainingen, wedstrijden en overige verenigingsactiviteiten zullen geaccrediteerde leden beeldmateriaal verzamelen. Dit voor gebruik op website, in de nieuwsbrief of socials.
Lesgevers en trainers kunnen ter ondersteuning van hun werk altijd beeldmateriaal maken van hun pupil. Leden die dat niet wensen kunnen, dat direct aangeven.
Tot slot kan beeldmateriaal ter ondersteuning van nieuwsberichten voor lokale, regionale of landelijke analoge en digitale nieuwsbladen worden verzameld.

3.2 Toestemming gebruik beeldmateriaal

Sinds 2020 wordt aan nieuwe leden tijdens de aanmelding gevraagd of er bezwaren zijn tegen het gebruik van hun beeltenis door AquAmigos.
Voor leden jonger dan 16 jaar wordt de toestemming gegeven door een van de ouders of de wettelijke vertegenwoordiger. Leden van 16 jaar en ouder geven zelf toestemming waarvoor beeldmateriaal met hun afbeelding gebruikt mag worden.

3.3 Wijzigen toestemming gebruik beeldmateriaal

De toestemming kan door de verantwoordelijke altijd worden herroepen. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie via het contactformulier.

4 DATA: GEBRUIK, BEHEER, TOEGANG, WIJZIGING

AquAmigos verzamelt en beheert slechts data van nieuwe en bestaande leden primair voor

• het in goede orde kunnen verwerken van het noodzakelijke betalingsverkeer, zoals automatische incasso en het betalen van afgesproken vergoedingen aan vrijwilligers;
• het optimaal kunnen verzorgen van lessen, trainingen en begeleiding;
• het kunnen communiceren met de leden over
  • lesactiviteiten;
  • trainingsactiviteiten;
  • begeleiding;
  • wedstrijden;
  • commissieactiviteiten;
  • overige randactiviteiten;
  • mededelingen van het bestuur en de commissies.

Deze gegevens worden secundair verder gebruikt om

• je aan te melden bij de KNZB, voor o.a. verzekering en indien van toepassing het kunnen deelnemen aan wedstrijden;
• contact met je op te nemen of te onderhouden;
• je in te plannen bij activiteiten volgens de richtlijnen van statuten van AquAmigos:
• je de nieuwsbrieven toe te kunnen sturen;
• je inloggegevens toe te sturen zodat je op de besloten portal beeldmateriaal van AquAmigos van activiteiten kunt bekijken;
• met behulp van beeldmateriaal de kwaliteit van lessen en trainingen te verbeteren;
• met behulp van beeldmateriaal sfeerimpressies te geven van wedstrijden en overige activiteiten;
• met behulp van beeldmateriaal nieuwsberichten voor digitale en analoge lokale, regionale en landelijke kranten te ondersteunen;
• met behulp van beeldmateriaal de leden blijvende herinneringen te geven aan activiteiten waaraan ze hebben deelgenomen.

De verzamelde data wordt geheel of gedeeltelijk beheerd door de medewerker die hiermee binnen de vereniging moet werken:

• secretariaat
• ledenadministratie
• penningmeester
• commissiesecretarissen
• trainers en lesgevers
• beheerders van de verschillende sociale platforms
• systeembeheerder

De toegewezen data dienen de gebruikers op een lokale, goed beschermde computer of usb-stick beveiligd met een wachtwoord of encrypted te bewaren. De data mag alleen gebruikt worden ten behoeve van AquAmigos.

Beeldmateriaal mag alleen met schriftelijke toestemming gepubliceerd worden van iedereen die op het beeldmateriaal herkenbaar te zien zijn.
Persoonlijke gegevens mogen nimmer aan derden beschikbaar gesteld worden. tenzij het lid daarvoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven of AquAmigos daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

5 MELDINGEN

5.1 Autoriteit Persoonsgegevens

Wanneer er ondanks de door ons getroffen beveiligingsmaatregelen onverhoopt een inbreuk op onze beveiliging plaatsvindt, en die inbreuk leidt tot (de kans op) aanzienlijk ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van jouw persoonsgegevens, wordt de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte gesteld.

5.2 Aan betrokkene

Je wordt van een eventuele inbreuk op onze beveiliging op de hoogte gesteld, indien de inbreuk waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor jouw persoonlijke levenssfeer.

5.3 Aan het bestuur

Het bestuur verwacht van haar leden dat zij;

• onvolkomenheden in het privacybeleid aan het bestuur melden;
• misbruik van data direct aan het bestuur melden;
• geconstateerde vergissingen onzerzijds met betrekking tot eerder met jou gemaakte afspraken direct melden, zodat het bestuur in de gelegenheid is de vergissing recht te zetten en deze in de toekomst kan voorkomen.

Het melden van deze zaken kan via het contactformulier.

6 OPZEGGING EN BEWAREN

6.1 Opzegging

Wil een lid zijn lidmaatschap bij AquAmigos opzeggen dan doet hij/zij dat schriftelijk. De procedure is terug te vinden op deze website.

6.2 Langer te bewaren data

Het lid zal aangeven welke gegevens door AquAmigos bewaard mogen worden. Deze gegevens kunnen in een later stadium gebruikt worden om hem/haar op de hoogte te brengen van bijzondere gebeurtenissen zoals jubilea en reünies. Daarom vragen we toestemming om deze gegevens permanent vastleggen:

• Voornaam en achternaam;
• Adres, postcode en woonplaats;
• Telefoon;
• E-mailadres.

6.3 Zo snel mogelijk te verwijderen

Alle overige gegevens, zoals bankrekeningnummers, bijzondere gegevens en alle verslaglegging zal zo spoedig mogelijk, doch binnen een half jaar uit de administratie van AquAmigos verwijderen.

Na afmelding van het lidmaatschap blijft het ex-lid gebonden geen beeldmateriaal van AquAmigos op een socialplatform te delen zonder directe schriftelijke toestemming van de op het beeldmateriaal herkenbare personen. Bij misbruik zal de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte gebracht worden.

7 BEZWAAR

Heb je bezwaar tegen de wijze waarop we omgaan met jouw data laat dit ons dan direct weten. Samen kijken we hoe we nader tot elkaar kunnen komen.

8 WIJZIGINGEN

Het kan voorkomen dat dit privacy beleid in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden de leden daarom aan berichten hierover in de nieuwsbrief en/of per e-mail in de gaten te houden.

Datum	Versie	Omschrijving
13 mei 2018	1.0	Eerste versie van het privacy beleid. Opgesteld naar aanleiding van implementatie nieuwe website.
18 mei 2018	1.1	Kleine aanpassingen op het gebied van grammatica, spelling en vormgeving.
2 april 2020	2.0	Passages over beeldgebruik geheel aangepast.
2 juni 2024	3.0	Voor de nieuwe website is de totale tekst doorgelopen en waar nodig gecorrigeerd. Diverse passage zijn ingekort of samengevoegd voor de leesbaarheid. De nummering is vereenvoudigd.