Zwemvereniging uit de gemeente Heusden voor de Langstraat en 's-Hertogenbosch

Online shoppen via aquamigos.nl en steun de vereniging! lees verder >

Masterzwemmen, voor diegene die een stapje verder wil gaan. lees verder >

Wedstrijdzwemmen voor jong en oud bij AquAmigos. lees verder >

Zin in een uitdaging? Speel waterpolo bij AquAmigos! lees verder >

Vrijwilligersbeleid

  1. Inleiding
    AquAmigos stelt zich ten doel het zwemmen en de zwemsport in het algemeen voor elke leeftijdsfase in een veilig sportklimaat mogelijk te maken. Hierbij wil ze gebruik maken van het beschikbare zwemwater in de gemeente Heusden en de direct omliggende gemeenten.
    Daarbij is het de bedoeling dat elke afdeling van de vereniging vertegenwoordigd is in het algemeen bestuur. Het uitgangspunt dient voor de verschillende afdelingen bovendien te zijn dat zij zelfstandig, maar samenwerkend met elkaar, binnen AquAmigos kunnen opereren.

  2. Vrijwilligersbeleid
    AquAmigos bestaat uit leden die sporten, die training geven of op andere manieren actief bij de vereniging betrokken zijn. Bestuurs- en commissieleden en vrijwilligers zijn gehouden de regels zoals beschreven in het “Vrijwilligershandboek van AquAmigos” na te leven.

  3. Werving en selectie van vrijwilligers
    3.1 Werving van vrijwilligers: Het werven van vrijwilligers gaat voornamelijk via de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat vacatures opgesteld worden in overleg met de desbetreffende commissie en op de website van AquAmigos, social media en op vrijwilligersvacaturebanken geplaatst worden. Indien gewenst zal de vrijwilligerscoördinator leden van de zwemvereniging persoonlijk benaderen.

    3.2 Selectie van vrijwilligers: Het is van belang dat er een zorgvuldige screening wordt gedaan ten aanzien van vrijwilligers. De aangewezen persoon binnen de commissie zorgt hiervoor.

    3.3 Kennismakingsgesprek vrijwilliger: Er vindt altijd eerst een persoonlijk kennismakings- gesprek plaats met het daartoe bevoegde bestuurslid en/of contactpersoon van de desbetreffende commissie. Indien gewenst kan de vrijwilligerscoördinator bij het gesprek aansluiten.
    Tijdens dit gesprek komen de volgende onderwerpen aan de orde:
    • De doelstelling en werkwijze van AquAmigos
    • De inhoud van de vacante functie
    • Betrokkenheid van de kandidaat-vrijwilliger bij de vereniging
    • Opvattingen over vrijwilligerswerk
    • Motivatie voor vrijwilligerswerk
    • Persoonlijke interesses, competenties en wensen
    • De taken die door de vrijwilliger zullen worden uitgevoerd
    • De eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld
    • De gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden
    • Wat de vrijwilliger kan verwachten aan ondersteuning en begeleiding
    • Afspraken over vervolg van het kennismakingsgesprek

    3.4 Eisen vrijwilligers: AquAmigos stelt de volgende eisen aan alle vrijwilligers binnen de vereniging
    • De vrijwilliger is in het bezit van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vòòr het tekenen van de vrijwilligersovereenkomst. Als er geen VOG afgegeven kan worden, betekent dit dat de nieuwe vrijwilliger niet als vrijwilliger kan worden ingezet bij AquAmigos.
    • De vrijwilliger onderschrijft de gedragsregels van AquAmigos.
    • Van de vrijwilliger wordt verwacht dat voor elke activiteit of taak specifieke competenties als kennis, inzicht of vaardigheden ontwikkeld zijn/worden.
    • Er worden eisen gesteld aan de betrokkenheid bij de organisatie en haar doelstellingen. Deze eisen vormen een onderdeel van de functieomschrijving, die wordt gebruikt als basis voor de selectie.
    • Het bestuur kan, indien mogelijk, referenties opvragen bij organisaties waar de toekomstige vrijwilliger van de vereniging eerder vrijwilligerstaken of werkzaamheden heeft verricht.

    3.5 Aannemen vrijwilliger: Na het aannemen van de vrijwilliger wordt een vrijwilligersovereenkomst getekend.

    3.6 Afwijzen vrijwilliger: Wanneer een kandidaat-vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze hiervan persoonlijk op de hoogte gebracht door het daartoe bevoegde bestuurslid en/of de contactpersoon van de desbetreffende commissie.

  4. Vrijwilligersovereenkomst
    Elke vrijwilliger tekent bij de start van de samenwerking de vrijwilligersovereenkomst. Met het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst geven beide partijen aan dat ze zich aan elkaar willen verbinden. Met het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst is tevens het lidmaatschap van de vereniging een feit en wordt de vrijwilliger opgenomen in de ledenadministratie.
    Het origineel van de overeenkomst komt in het bezit van de vrijwilligerscoördinator en de vrijwilliger krijgt een kopie.
    In deze overeenkomst worden de volgende afspraken vastgelegd:
    • De functieomschrijving
    • Duur van de werkzaamheden
    • Werktijden en vakantie
    • Afwezigheidsbericht
    • Opzegtermijn
    • Overdracht van taken en overdragen van informatie en/of materialen
    • Begeleiding van één of meerdere vrijwilligers
    • Opleidingen en/of bijscholing

  5. Begeleiding vrijwilliger
    5.1 Inwerken vrijwilliger: Met elke nieuwe vrijwilliger binnen zwemvereniging AquAmigos wordt een checklist besproken en het Vrijwilligershandboek digitaal uitgereikt.
    5.2 Begeleiding vrijwilliger: Elke vrijwilliger krijgt een contactpersoon toegewezen, die de vrijwilliger begeleid en waar de vrijwilliger met vragen terecht kan.
    5.3 Voortgangsgesprek: Zo mogelijk wordt met elke vrijwilliger een voortgangsgesprek gevoerd. Het initiatief, de voorbereiding, organisatie en uitvoering van het gesprek is in handen van de vrijwilligerscoördinator. Het gesprek zal gehouden worden door het bestuurslid of de contactpersoon. Indien de vrijwilliger reden heeft om de werkzaamheden te bespreken kan het initiatief ook van hem/haar uitgaan. Eventuele gemaakte afspraken worden door de vereniging vastgelegd en beide partijen zien toe op de naleving van die afspraken.
    5.4 Deskundigheidsbevordering: AquAmigos staat er voor open om haar vrijwilligers verschillende cursussen en trainingen aan te beiden. Ook kan een vrijwilliger leren van andere vrijwilligers.

  6. Betaalde vrijwilligers en onkosten
    6.1 Betaalde vrijwilligers: Indien van toepassing kan het bestuur besluiten om vrijwilligers een vergoeding ter beschikking te stellen voor hun inspanningen. Tot eventuele vergoeding kan alleen worden overgegaan na indiening van een onkostendeclaratie.
    6.2 Onkostenvergoeding: In voorkomende gevallen kunnen commissies besluiten om de door leden gemaakte onkosten voor te dragen voor vergoeding. Het beleid in deze is, dat alleen kosten, die het algemeen belang van de vereniging dienen, voor vergoeding in aanmerking komen. Persoonlijk gemaakte onkosten vallen in deze niet onder de regeling.

  7. Rechtspositie van vrijwilligers
    Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan, die de vrijwilliger en AquAmigos met elkaar zijn overeengekomen in de vrijwilligersovereenkomst.

  8. Registratie persoonlijke gegevens
    De gegevens van de vrijwilliger worden door de vrijwilligerscoördinator in een beveiligd datasysteem vastgelegd. Verslaglegging over voortgang en werkzaamheden ten aanzien van individuele vrijwilligers worden niet centraal vastgelegd. Deze zijn in het bezit van het dagelijks bestuur en de vrijwilligerscoördinator. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van de betrokkenen worden in acht genomen.

  9. Informatievoorziening vrijwilligers
    Vrijwilligers ontvangen uit hoofde van hun lidmaatschap officiële documenten zoals het vrijwilligershandboek, het vrijwilligersbeleid en een vrijwilligersovereenkomst.

  10. Beëindigen overeenkomst
    Zowel de vrijwilliger als de vereniging kunnen de samenwerking beëindigen. Wanneer het initiatief bij de vereniging ligt, dient dit goed beargumenteerd en gedocumenteerd te gebeuren.
    Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de samenwerking te beëindigen, is het voor de vereniging van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Hiervoor wordt een eindgesprek met de vertrekkende vrijwilliger gevoerd. De vrijwilligerscoördinator neemt hiertoe het initiatief.
    Bij fouten of misverstanden zal de vereniging deze zo mogelijk rechtzetten om herhaling te voorkomen.

  11. Conflicten en problemen
    Wanneer zich conflicten voordoen zal door middel van overleg met de betrokkenen naar een oplossing gezocht worden. De vrijwilliger kan hierbij om bemiddeling vragen aan de vrijwilligerscoördinator of vertrouwenscontactpersoon.
    Conflicten/problemen kunnen, indien noodzakelijk, schriftelijk vastgelegd worden. Mocht men er onderling niet uitkomen, neem dan contact op met de voorzitter van de desbetreffende commissie. Afhankelijk van de ernst van het conflict kan het conflict ook worden besproken in het bestuur.

  12. Verzekeringen
    Waar gewerkt wordt kan natuurlijk altijd iets misgaan. Er is bij het werken voor AquAmigos geen sprake van specifieke risico’s, maar vrijwilligers kunnen geconfronteerd worden met onvoorziene omstandigheden tijdens hun werkzaamheden voor de vereniging.
    Er kan schade veroorzaakt worden of men kan een ongeval krijgen. De KNZB heeft hiervoor een aantal verzekeringen afgesloten, te weten een ongevallen-, aansprakelijkheids- en een Bestuurders aansprakelijkheidsverzekering.
    Zoals in punt 4 beschreven wordt een vrijwilliger lid van de vereniging en komt daardoor in aanmerking voor de verzekeringen van de KNZB.

  13. Media
    Een vrijwilliger is niet gerechtigd om standpunten namens AquAmigos in de media te vertolken. Het uitdragen van verenigingsstandpunten is voorbehouden aan de (vice-) voorzitter. Zijn er redenen om hier een uitzondering op te maken, dan is dat na overleg en met toestemming van het bestuur.
    Een vrijwilliger is natuurlijk wel gerechtigd om zijn/haar eigen mening of ervaring uit te dragen, maar dan op persoonlijke titel.

  14. Financiële afspraken
    Het is de vrijwilligers van de vereniging niet toegestaan in het kader van verenigingswerk financiële afspraken te maken of contracten af te sluiten met derden, tenzij zij hiertoe uit hoofde van hun functie gemachtigd zijn of na expliciete toestemming van het bestuur.
    14.1 Aanname van giften: vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur, dat de giften afdraagt aan de penningmeester.
    14.2 Sponsoring en sponsorgelden: vallen onder verantwoordelijkheid van het bestuur.